Projekte organisieren die Arbeit, die Sie erfassen möchten. Ein Projekt enthält Aufgaben, optionale Kommentare, Stundensätze, Mitglieder, Ausgabenkategorien, Farbeinstellungen und finanzielle Schwellenwerte. Eine gute Projekteinrichtung macht die tägliche Erfassung schneller und Berichte verständlicher.
Ein Projekt erstellen
- Öffnen Sie Projekte.
- Wählen Sie Neues Projekt erstellen.
- Geben Sie einen Projektnamen ein.
- Ergänzen Sie bei Bedarf einen Kommentar.
- Kopieren Sie Aufgaben aus einem bestehenden Projekt, wenn es als Vorlage passt.
- Speichern Sie das Projekt.
Nach dem Speichern erscheint das Projekt in der Projektliste und kann für Zeiteinträge genutzt werden.
Projektvorlagen nutzen
Beim Erstellen eines Projekts können Aufgaben aus einem bestehenden Projekt übernommen werden. Das ist hilfreich, wenn Ihre Arbeit wiederkehrende Strukturen hat, zum Beispiel Beratungsprojekte, Mandate, Supportverträge oder interne Verwaltung.
Wenn Ausgaben aktiviert sind, können auch Ausgabenkategorien aus der Vorlage übernommen werden. Dadurch bleibt die Kostenerfassung konsistent.
Aufgabentypen verstehen
Time & Bill nutzt drei Aufgabengruppen.
- Aktive Aufgaben stehen für normale Zeiterfassung zur Verfügung.
- Inaktive Aufgaben bleiben im Projekt, werden aber im Alltag ausgeblendet.
- Allgemeine Aufgaben stehen dauerhaft zur Verfügung, etwa Meetings, Support, Telefonate, Projektmanagement oder Administration.
Halten Sie die Liste aktiver Aufgaben so kurz, dass tägliche Erfassung schnell bleibt. Alte Aufgaben sollten eher inaktiv gesetzt als gelöscht werden, wenn historische Zeiten daran hängen.
Stundensätze konfigurieren
Wenn Sie nach Stunden abrechnen, hinterlegen Sie einen Projektstundensatz. Damit kann Time & Bill finanzielle Summen in Projektübersichten und Abrechnungsberichten berechnen.
Nutzen Sie aufgabenspezifische Stundensätze, wenn verschiedene Aufgaben unterschiedlich bewertet werden sollen. Ein Aufgabenstundensatz kann den allgemeinen Projektstundensatz überschreiben.
Projekteinstellungen
Projektverantwortliche können Name, Kommentar, Farbe, Aktivstatus, Stundensatz, Ausgabenkategorien und finanzielle Schwellenwerte ändern. Die Projektfarbe hilft bei der visuellen Wiedererkennung. Ein deaktiviertes Projekt verschwindet aus normalen aktiven Arbeitsabläufen, bleibt aber für historische Berichte erhalten.
Projekte und Aufgaben löschen
Seien Sie beim Löschen vorsichtig. Wenn bereits Zeiten existieren, müssen Einträge eventuell auf eine Ersatzaufgabe verschoben werden. Bei Projekten mit Abrechnungshistorie ist Deaktivieren oft sicherer als Löschen.