Projekte organisieren die Arbeit, die Sie erfassen moechten. Ein Projekt enthaelt Aufgaben, optionale Kommentare, Stundensaetze, Mitglieder, Ausgabenkategorien, Farbeinstellungen und finanzielle Schwellenwerte. Eine gute Projekteinrichtung macht die taegliche Erfassung schneller und Berichte verstaendlicher.
Ein Projekt erstellen
- Oeffnen Sie Projekte.
- Waehlen Sie Neues Projekt erstellen.
- Geben Sie einen Projektnamen ein.
- Ergaenzen Sie bei Bedarf einen Kommentar.
- Kopieren Sie Aufgaben aus einem bestehenden Projekt, wenn es als Vorlage passt.
- Speichern Sie das Projekt.
Nach dem Speichern erscheint das Projekt in der Projektliste und kann fuer Zeiteintraege genutzt werden.
Projektvorlagen nutzen
Beim Erstellen eines Projekts koennen Aufgaben aus einem bestehenden Projekt uebernommen werden. Das ist hilfreich, wenn Ihre Arbeit wiederkehrende Strukturen hat, zum Beispiel Beratungsprojekte, Mandate, Supportvertraege oder interne Verwaltung.
Wenn Ausgaben aktiviert sind, koennen auch Ausgabenkategorien aus der Vorlage uebernommen werden. Dadurch bleibt die Kostenerfassung konsistent.
Aufgabentypen verstehen
Time & Bill nutzt drei Aufgabengruppen.
- Aktive Aufgaben stehen fuer normale Zeiterfassung zur Verfuegung.
- Inaktive Aufgaben bleiben im Projekt, werden aber im Alltag ausgeblendet.
- Allgemeine Aufgaben stehen dauerhaft zur Verfuegung, etwa Meetings, Support, Telefonate, Projektmanagement oder Administration.
Halten Sie die Liste aktiver Aufgaben so kurz, dass taegliche Erfassung schnell bleibt. Alte Aufgaben sollten eher inaktiv gesetzt als geloescht werden, wenn historische Zeiten daran haengen.
Stundensaetze konfigurieren
Wenn Sie nach Stunden abrechnen, hinterlegen Sie einen Projektstundensatz. Damit kann Time & Bill finanzielle Summen in Projektuebersichten und Abrechnungsberichten berechnen.
Nutzen Sie aufgabenspezifische Stundensaetze, wenn verschiedene Aufgaben unterschiedlich bewertet werden sollen. Ein Aufgabenstundensatz kann den allgemeinen Projektstundensatz ueberschreiben.
Projekteinstellungen
Projektverantwortliche koennen Name, Kommentar, Farbe, Aktivstatus, Stundensatz, Ausgabenkategorien und finanzielle Schwellenwerte aendern. Die Projektfarbe hilft bei der visuellen Wiedererkennung. Ein deaktiviertes Projekt verschwindet aus normalen aktiven Arbeitsablaeufen, bleibt aber fuer historische Berichte erhalten.
Projekte und Aufgaben loeschen
Seien Sie beim Loeschen vorsichtig. Wenn bereits Zeiten existieren, muessen Eintraege eventuell auf eine Ersatzaufgabe verschoben werden. Bei Projekten mit Abrechnungshistorie ist Deaktivieren oft sicherer als Loeschen.