Zeiterfassung ist der Kernablauf in Time & Bill. Jeder Zeiteintrag gehört zu einem Projekt und einer Aufgabe. Dadurch werden Berichte, Abrechnungssummen, Budgets und Teamansichten später sinnvoll nutzbar.
Normale Zeiteinträge
Nutzen Sie normale Einträge, wenn Genauigkeit wichtig ist und Start- und Endzeit bekannt sind. Sie eignen sich besonders für Kundenarbeit, prüfbare Stundenzettel und alle Arbeiten, die später in Abrechnungsberichten erscheinen können.
Ein normaler Eintrag kann enthalten:
- Datum
- Startzeit
- Endzeit
- Projekt
- Aufgabe
- optionale Notiz
Die Notiz sollte beschreiben, was getan wurde, statt nur den Aufgabennamen zu wiederholen. Eine klare Notiz erleichtert die kundenbezogene Prüfung am Monatsende.
Schnellerfassung
Die Schnellerfassung ist sinnvoll, wenn Sie nur die Dauer kennen. Geben Sie eine Dauer wie 3h 10m ein, wählen Sie den passenden Projekt- oder Aufgabenvorschlag und buchen Sie die Zeit. Time & Bill setzt den Eintrag in einen verfügbaren Zeitraum.
Die Schnellerfassung ist schnell, funktioniert aber am besten mit klaren Projekt- und Aufgabennamen.
Stoppuhren
Stoppuhren helfen an Arbeitstagen mit häufigen Aufgabenwechseln. Legen Sie Stoppuhren für erwartete Aufgaben an, starten Sie die passende Stoppuhr und buchen Sie sie beim Wechsel oder Abschluss.
Nutzen Sie Stoppuhren, wenn:
- Sie zwischen Supportanfragen wechseln.
- Sie in kurzen Arbeitsblöcken arbeiten.
- Sie minutengenau erfassen möchten, ohne jedes Mal ein Formular zu öffnen.
- Sie Zeit direkt nach Abschluss einer Aufgabe buchen wollen.
Abwesenheiten und Pausen
Abwesenheiten sind von Projektzeit getrennt. Nutzen Sie sie für Pausen, Urlaub, Krankheit und Feiertage. So können Berichte projektbezogene Arbeit und sonstige Arbeitszeit sauber unterscheiden.
Überschneidungen vermeiden
Zeiteinträge sollten sich nicht überschneiden. Wenn ein neuer Eintrag mit einem bestehenden kollidiert, passen Sie Start- oder Endzeit vor dem Speichern an. Saubere Zeiträume führen zu verlässlicheren Berichten.
Gute Gewohnheiten
- Zeiten täglich erfassen statt am Wochenende rekonstruieren.
- Projekt- und Aufgabennamen verständlich halten.
- Bei kundenrelevanter Arbeit Notizen ergänzen.
- Stoppuhren bei häufigen Wechseln nutzen.
- Tagesgesamtzeit vor Arbeitsende prüfen.