Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. unser Social Media Profile auf. (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot“). Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch: Verantwortlicher:

Grobmeier Solutions GmbH
GF: Christian Grobmeier
Viktor-von-Scheffel-Str. 7 86853 Langerringen E-Mail: cg@grobmeier.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

a) Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website https://www.timeandbill.de werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Name und URL der abgerufenen Datei,
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
• zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Website Cookies sowie Analysedienste ein. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie unter den Ziff. 4 und 5 dieser Datenschutzerklärung.

b) Registrierung/Anmeldung

Nutzer können ein Nutzerkonto anlegen. Dafür genügt die Angabe einer E-Mail-Adresse und eines Passwortes. Die im Rahmen der Registrierung eingegebenen Daten werden für die Zwecke der Nutzung des Angebotes verwendet. Die Nutzer können über in ihrem Nutzerkonto Arbeitszeiten dokumentieren. Wenn Nutzer ihr Nutzerkonto gekündigt haben, werden deren Daten im Hinblick auf das Nutzerkonto gelöscht, vorbehaltlich deren Aufbewahrung ist aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen entspr. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO notwendig. Es obliegt den Nutzern, ihre Daten bei erfolgter Kündigung vor dem Vertragsende zu sichern. Wir sind berechtigt, sämtliche während der Vertragsdauer gespeicherten Daten des Nutzers unwiederbringlich zu löschen.

Im Rahmen der Inanspruchnahme unserer Regsitrierungs- und Anmeldefunktionen sowie der Nutzung der Nutzerkontos, speichern wird die IP-Adresse und den Zeitpunkt der jeweiligen Nutzerhandlung. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, als auch der Nutzer an Schutz vor Missbrauch und sonstiger unbefugter Nutzung. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche erforderlich oder es besteht hierzu besteht eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die IP-Adressen werden spätestens nach 7 Tagen anonymisiert oder gelöscht..

Wenn eine Registrierung über eine klar gekennzeichnete Kampagne erfolgt, speichern wir zusätzlich nur die vordefinierten Kampagnenbezeichnungen Quelle, Kampagne und Variante beim Konto des Eigentümers. Wir speichern keine Klickkennung, keine vollständige URL und keine Browserkennung. Die Angaben dienen ausschließlich der aggregierten Auswertung, ob diese Kampagne zu Registrierungen und später zu bezahlten Abonnements führt; sie werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht.

3. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.
  1. Externe Dienstleister

Grobmeier Solutions verwendet externe Dienstleister, um den Betrieb und die Bereitstellung von Time & Bill zu ermöglichen. Sofern diese Dienstleister Daten im Auftrag von Grobmeier Solutions verarbeiten, wurden entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

(a) Newsletter-Anmeldung und Newsletter-Versand

Grobmeier Solutions betreibt das Newsletter-System selbst mit der Open-Source-Software Listmonk auf der auch für Time & Bill eingesetzten Anbieter-Infrastruktur. Öffentliche Anmelde- und Abmeldeseiten werden über lists.timeandbill.de bereitgestellt.

Der Newsletter-Versand erfolgt über Amazon Simple Email Service (AWS SES). Dabei kann AWS Empfängeradressen und Inhalte der Newsletter technisch für den Versand verarbeiten.

Für Newsletter-Anmeldungen verarbeitet Grobmeier Solutions insbesondere E-Mail-Adresse, optional den Namen, den Zeitpunkt der Anmeldung, technische Nachweise des Double-Opt-in, Abmeldeinformationen und zustellungsbezogene Statusinformationen. Je nach Kampagneneinstellung können auch Interaktionsdaten wie Öffnungen oder Klicks verarbeitet werden.

Die Anmeldung zum Newsletter ist freiwillig und erfolgt auf Grundlage der Einwilligung. Nutzer können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem sie sich über den Abmeldelink im Newsletter abmelden.

Die Newsletter-Abonnentendatenbank wird von Grobmeier Solutions betrieben. Weitere Informationen zum Datenschutz bei AWS finden Sie unter: https://aws.amazon.com/privacy/

(b) Hetzner – Hosting der Anwendung

Die Anwendung Time & Bill wird auf Servern des deutschen Hosting-Anbieters Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben.

Die Kernanwendung und ihre primäre Datenbank laufen bei Hetzner in Deutschland. Profilbilder und Firmenlogos speichern wir in Irland. Dort liegen auch verschlüsselte Sicherungen von Datenbank und Dateien. Hetzner betreibt seine Infrastruktur nach hohen Sicherheitsstandards und unterliegt den europäischen Datenschutzbestimmungen.

(c) Amazon Web Services – Infrastruktur und E-Mail-Versand

Für einzelne Infrastruktur- und Kommunikationsdienste nutzt Grobmeier Solutions Dienste von Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg.

Dies betrifft insbesondere den Versand von System-E-Mails (z. B. Einladungen oder Passwort-Reset-E-Mails) und Newsletter-E-Mails. Dabei kann es technisch notwendig sein, dass E-Mail-Inhalte und Empfängeradressen über Server von Amazon Web Services verarbeitet werden.

Amazon Web Services stellt umfangreiche Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen bereit und verpflichtet sich zur Einhaltung europäischer Datenschutzstandards.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei AWS finden Sie unter: https://aws.amazon.com/privacy/

(d) GlitchTip – Fehlerdiagnose

Grobmeier Solutions betreibt einen selbst gehosteten GlitchTip-Dienst auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland, um technische Fehler in der Time-&-Bill-Anwendung und der mobilen App zu erkennen, zu analysieren und zu beheben. Die Anwendungen verwenden Sentry-kompatible Softwarebibliotheken, um Diagnosedaten an diesen Dienst zu senden. Der gehostete Monitoring-Dienst von Sentry wird dafür nicht genutzt.

Technische Diagnosedaten können Stack Traces, Fehlermeldungen, Informationen zur Anwendungsversion, Zeitstempel sowie Browser-, Geräte-, Betriebssystem- oder Leistungsinformationen umfassen. Time & Bill filtert Diagnoseereignisse, um Kontokennungen und sensible Anfragedaten zu entfernen. Die mobile App sendet dabei keine Konto-E-Mail-Adressen, Nutzer-IDs, Authentifizierungstoken, Anfrageinhalte oder Sitzungsaufzeichnungen.

Zweck der Verarbeitung ist der sichere, stabile und wartbare Betrieb der Anwendung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im zuverlässigen Betrieb, in der Fehlersuche und in der Sicherheit der Anwendung.

(e) Freiwillige Telefonbenachrichtigungen

Telefonbenachrichtigungen sind freiwillig. Wenn Sie sie in Time & Bill aktivieren und in den Einstellungen Ihres Telefons erlauben, speichert der ausgewählte Time-&-Bill-Server eine Installationskennung und ein Zustelltoken, die Ihrem Konto zugeordnet sind. Damit kann er die von Ihnen gewählten Benachrichtigungen zustellen und die Zustellung beim Deaktivieren oder Abmelden beenden. Ist der ursprüngliche Server nicht erreichbar, wird die Abmeldung später erneut versucht. Ohne Erneuerung ist die Registrierung nach 30 Tagen nicht mehr für die Zustellung gültig. Das bedeutet nicht, dass die Daten nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden.

Für die Zustellung verwendet Time & Bill auf dem iPhone den Apple Push Notification service und auf Android Google Firebase Cloud Messaging. Apple- Benachrichtigungen werden über eine eigene AWS-End-User-Messaging-Anwendung in Irland versendet. Die Dienstleister verarbeiten das Zustelltoken, allgemeine Benachrichtigungstexte, technische Kennungen und technische Zustellinformationen. Die Nachrichten enthalten keine Zeiterfassungstexte, Projektnamen oder Konto-E-Mail-Adressen. Android verwendet zusätzlich die Firebase- Installationskennung und die von Firebase beschriebenen SDK- und Gerätemetadaten. Die Funktion aktiviert weder Firebase Analytics noch Werbetracking.

Wenn Sie Telefonbenachrichtigungen deaktivieren, bleibt Ihr Posteingang in der App verfügbar. Beim Löschen Ihres Kontos werden dessen Registrierungs-, Benachrichtigungs- und Zustelldatensätze entfernt.

(f) Stripe – Zahlungen und Abonnements

Für kostenpflichtige Abonnements nutzen wir Stripe Checkout, Stripe Billing und das Stripe-Kundenportal. Dafür übermitteln wir Ihre Konto-E-Mail-Adresse, eine interne Kontoreferenz und Angaben zum gewählten Tarif. Stripe erfasst die von Ihnen im Checkout eingegebenen Rechnungs- und Zahlungsangaben, gegebenenfalls einschließlich Steuerkennung, sowie technische Daten zur Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention.

Zahlungsmitteldaten geben Sie auf der von Stripe bereitgestellten Zahlungsseite ein. Time & Bill speichert keine vollständigen Kartennummern. Wir erhalten Kunden-, Abonnement-, Rechnungs- und Zahlungsreferenzen sowie Informationen zu Beträgen, Zahlungsstatus, Erstattungen und Kündigungen. Diese Daten dienen der Abrechnung und der Freischaltung des gebuchten Tarifs.

Stripe handelt je nach Verarbeitung als Auftragsverarbeiter oder als eigenständig Verantwortlicher, etwa für Betrugsprävention und gesetzliche Pflichten. Eine Verarbeitung außerhalb Deutschlands und des Europäischen Wirtschaftsraums ist möglich. Stripes Datenschutzerklärung, Datenschutzzentrum und Datenschutzvereinbarung erläutern die beteiligten Stripe-Gesellschaften, die Verarbeitung und die Schutzmaßnahmen für internationale Übermittlungen.

Wir verarbeiten die erforderlichen Daten zur Vertragsabwicklung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und für eine sichere Zahlungsabwicklung. Die Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO, soweit die jeweilige Voraussetzung vorliegt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Abrechnungsbelege gelten auch nach einer Kontolöschung. Für Stripes eigene Verarbeitung und Aufbewahrung gelten die dort beschriebenen Regelungen.

5. Reichweitenmessung der Website

Für die Reichweitenmessung der öffentlichen Website betreiben wir Plausible Analytics selbst auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland. Dabei verarbeiten wir Seitenaufrufe, Referrer, grobe Browser- und Geräteinformationen sowie Zeit- und Länderinformationen in aggregierter Form. Bei klar gekennzeichneten Kampagnen können außerdem vordefinierte Kampagnen- und Variantenbezeichnungen sowie ein Klick auf „Konto erstellen“ ausgewertet werden. Dieses zusätzliche Klickereignis enthält weder die bei der Registrierung eingegebene E-Mail-Adresse noch Passwort, Konto-ID oder Zahlungsdaten.

Die Messung dient der Verbesserung der Website und der Bewertung, ob eine Kampagne interessierte Unternehmen erreicht. Es werden keine Werbeprofile erstellt und keine Daten an ein Werbenetzwerk weitergegeben. Die Analysedaten werden für 14 Monate aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der wirtschaftlichen und technischen Weiterentwicklung unseres Angebots.

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

8. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an privacy@grobmeier.de.

9. Datensicherheit

Wir verwenden HTTPS (TLS), um die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und dem Dienst zu verschlüsseln.

10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://www.timeandbill.de von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

Speicherorte

Die Kernanwendung und ihre primäre Datenbank laufen bei Hetzner in Deutschland. Profilbilder und Firmenlogos speichern wir in Irland. Dort liegen auch verschlüsselte Sicherungen von Datenbank und Dateien. Zusätzlich verwenden wir eine verschlüsselte Borg-Sicherung auf einer Hetzner Storage Box.