Die Firmenfunktion ist fuer Konten gedacht, bei denen Zeiterfassung nicht nur persoenlich ist. Sie gibt einer Organisation einen gemeinsamen Firmenkontext fuer Mitarbeiter, Berichte, Berechtigungen und Arbeitszeitnachweise.
Nutzen Sie ein Firmenkonto, wenn Arbeitszeit zu einem Unternehmen gehoert, das Aufzeichnungen behalten, Mitarbeiteraktivitaet pruefen und Arbeitszeit spaeter nachweisen koennen muss.
Was eine Firma enthaelt
Ein Firmenprofil kann enthalten:
- Firmenname
- Ansprechpartner
- Kontaktadresse
- Land
- Mitarbeiter
- Berechtigungen der Mitarbeiter
- Wochenarbeitszeit
- Firmeneinstellungen
Das Firmenprofil ist der organisatorische Kontext fuer Mitarbeiter und Berichte. Firmen-Owner koennen Firmendaten bearbeiten. Andere Nutzer koennen den Firmenkontext sehen, aber keine Owner-Felder aendern.
Eine Firma erstellen
Wenn Ihr Konto eine Firma erstellen darf, oeffnen Sie Firma und waehlen Sie Firma anlegen. Geben Sie den Firmennamen ein und speichern Sie. Danach zeigt die Firmenseite Uebersicht, Mitarbeiterverwaltung und Owner-Einstellungen.
Mitarbeiter und Berechtigungen
Firmen-Owner koennen Mitarbeiter mit Name, E-Mail-Adresse, Berechtigung und Wochenstunden anlegen.
Die Berechtigungen sind:
- Mitglied: normaler Mitarbeiterzugriff.
- Controller: pruefender Zugriff fuer Controlling und Berichte.
- Owner: administrativer Zugriff fuer Firmenverwaltung.
Die Wochenstunden dienen als organisatorische Arbeitszeiteinstellung. Das hilft Berichten und Arbeitszeitpruefung, weil die erwartete Arbeitsmenge im Mitarbeiterkontext gespeichert ist.
Aktive und inaktive Mitarbeiter
Mitarbeiter koennen aktiv oder inaktiv sein. Deaktivierung ist sinnvoll, wenn eine Person nicht mehr aktiv fuer die Firma arbeiten soll, historische Aufzeichnungen aber weiter relevant sind.
Das ist nicht dasselbe wie das Loeschen eines Mitarbeiterkontos. Deaktivierung erhaelt den Firmenkontext und ist meist der bessere erste Schritt, wenn Arbeitszeitnachweise erhalten bleiben muessen.
Firmenkopf in Berichten
Firmen-Owner koennen Firmenkopf in Reports erzwingen aktivieren. Dann nutzen Berichte einheitlich die Firmenidentitaet. Das ist sinnvoll, wenn Berichte extern geteilt werden oder die Organisation statt eines persoenlichen Kontos sichtbar sein soll.
Kontoloeschung: persoenliche Konten und Firmenkonten unterscheiden sich
Time & Bill behandelt persoenliche Konten und Firmenkonten unterschiedlich.
Ein persoenliches Konto kann sich in den Privatsphaereneinstellungen entfernen, wenn kein Firmenkonflikt die Loeschung blockiert. In diesem Fall werden die persoenlichen Kontodaten geloescht und koennen nicht wiederhergestellt werden.
Firmenkonten sind anders, weil ein Unternehmen legitime Gruende haben kann, Arbeitszeitaufzeichnungen aufzubewahren. Das ist besonders wichtig fuer:
- Nachweis geleisteter Arbeit
- Projektdokumentation
- Unterstuetzung der Kundenabrechnung
- Arbeitszeitaufzeichnungen von Mitarbeitern
- gesetzliche Aufbewahrungs- und Compliance-Pflichten
- Verteidigung bei spaeteren Streitigkeiten
Aus DSGVO-Sicht ist Loeschung nicht immer das einzige zulaessige Ergebnis. Personenbezogene Daten duerfen nicht ohne Grund gespeichert bleiben, aber ein Unternehmen kann gesetzliche Pflichten oder berechtigte Interessen haben, Arbeitszeitnachweise aufzubewahren. Deshalb koennen firmenbezogene Konten nicht immer genauso entfernt werden wie ein rein persoenliches Einzelkonto.
Mitarbeiterkonto durch Firmen-Owner loeschen
Firmen-Owner koennen Mitarbeiterkonten im Firmenbereich entfernen. Die Anwendung warnt, dass dadurch das komplette Mitarbeiterkonto inklusive Arbeitszeiten, Ausgaben, Projekte und weiterer Daten geloescht wird und dieser Schritt nicht rueckgaengig gemacht werden kann.
Nutzen Sie das vorsichtig. Wenn die Firma Arbeitszeitnachweise weiterhin benoetigt, ist Deaktivieren oft passender als Loeschen.
Loeschung eines Firmen-Owner-Kontos
Ein Firmen-Owner kann das eigene Administratorkonto nicht einfach loeschen, solange noch Firmenmitarbeiter existieren. Die Privatsphaerenseite weist darauf hin, dass zuerst alle Firmenmitarbeiter entfernt werden muessen. Das verhindert, dass eine Firma ohne verantwortliche Administration bleibt, und schuetzt Arbeitszeitnachweise vor versehentlichem Verlust.
Praktische Empfehlung
Als Faustregel:
- Nutzen Sie ein persoenliches Konto fuer individuelle Zeiterfassung, bei der die Person die eigenen Daten kontrolliert.
- Nutzen Sie ein Firmenkonto, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter verwaltet und Arbeitszeitnachweise aufbewahren muss.
- Deaktivieren Sie Mitarbeiter, wenn sie ausscheiden, aber Nachweise erhalten bleiben sollen.
- Loeschen Sie nur, wenn die Firma bestaetigt hat, dass die Entfernung erlaubt ist und keine Aufbewahrung mehr erforderlich ist.