Die Firmenfunktion ist für Konten gedacht, bei denen Zeiterfassung nicht nur persönlich ist. Sie gibt einer Organisation einen gemeinsamen Firmenkontext für Mitarbeiter, Berichte, Berechtigungen und Arbeitszeitnachweise.
Nutzen Sie ein Firmenkonto, wenn Arbeitszeit zu einem Unternehmen gehört, das Aufzeichnungen behalten, Mitarbeiteraktivität prüfen und Arbeitszeit später nachweisen können muss.
Was eine Firma enthält
Ein Firmenprofil kann enthalten:
- Firmenname
- Ansprechpartner
- Kontaktadresse
- Land
- Mitarbeiter
- Berechtigungen der Mitarbeiter
- Wochenarbeitszeit
- Firmeneinstellungen
Das Firmenprofil ist der organisatorische Kontext für Mitarbeiter und Berichte. Firmen-Owner können Firmendaten bearbeiten. Andere Nutzer können den Firmenkontext sehen, aber keine Owner-Felder ändern.
Eine Firma erstellen
Wenn Ihr Konto eine Firma erstellen darf, öffnen Sie Firma und wählen Sie Firma anlegen. Geben Sie den Firmennamen ein und speichern Sie. Danach zeigt die Firmenseite Übersicht, Mitarbeiterverwaltung und Owner-Einstellungen.
Mitarbeiter und Berechtigungen
Firmen-Owner können Mitarbeiter mit Name, E-Mail-Adresse, Berechtigung und Wochenstunden anlegen.
Die Berechtigungen sind:
- Mitglied: normaler Mitarbeiterzugriff.
- Controller: prüfender Zugriff für Controlling und Berichte.
- Owner: administrativer Zugriff für Firmenverwaltung.
Die Wochenstunden dienen als organisatorische Arbeitszeiteinstellung. Das hilft Berichten und Arbeitszeitprüfung, weil die erwartete Arbeitsmenge im Mitarbeiterkontext gespeichert ist.
Aktive und inaktive Mitarbeiter
Mitarbeiter können aktiv oder inaktiv sein. Deaktivierung ist sinnvoll, wenn eine Person nicht mehr aktiv für die Firma arbeiten soll, historische Aufzeichnungen aber weiter relevant sind.
Das ist nicht dasselbe wie das Löschen eines Mitarbeiterkontos. Deaktivierung erhält den Firmenkontext und ist meist der bessere erste Schritt, wenn Arbeitszeitnachweise erhalten bleiben müssen.
Firmenkopf in Berichten
Firmen-Owner können Firmenkopf in Reports erzwingen aktivieren. Dann nutzen Berichte einheitlich die Firmenidentität. Das ist sinnvoll, wenn Berichte extern geteilt werden oder die Organisation statt eines persönlichen Kontos sichtbar sein soll.
Kontolöschung: persönliche Konten und Firmenkonten unterscheiden sich
Time & Bill behandelt persönliche Konten und Firmenkonten unterschiedlich.
Ein persönliches Konto kann sich in den Privatsphäre-Einstellungen entfernen, wenn kein Firmenkonflikt die Löschung blockiert. In diesem Fall werden die persönlichen Kontodaten gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
Firmenkonten sind anders, weil ein Unternehmen legitime Gründe haben kann, Arbeitszeitaufzeichnungen aufzubewahren. Das ist besonders wichtig für:
- Nachweis geleisteter Arbeit
- Projektdokumentation
- Unterstützung der Kundenabrechnung
- Arbeitszeitaufzeichnungen von Mitarbeitern
- gesetzliche Aufbewahrungs- und Compliance-Pflichten
- Verteidigung bei späteren Streitigkeiten
Aus DSGVO-Sicht ist Löschung nicht immer das einzige zulässige Ergebnis. Personenbezogene Daten dürfen nicht ohne Grund gespeichert bleiben, aber ein Unternehmen kann gesetzliche Pflichten oder berechtigte Interessen haben, Arbeitszeitnachweise aufzubewahren. Deshalb können firmenbezogene Konten nicht immer genauso entfernt werden wie ein rein persönliches Einzelkonto.
Mitarbeiterkonto durch Firmen-Owner löschen
Firmen-Owner können Mitarbeiterkonten im Firmenbereich entfernen. Die Anwendung warnt, dass dadurch das komplette Mitarbeiterkonto inklusive Arbeitszeiten, Ausgaben, Projekte und weiterer Daten gelöscht wird und dieser Schritt nicht rückgängig gemacht werden kann.
Nutzen Sie das vorsichtig. Wenn die Firma Arbeitszeitnachweise weiterhin benötigt, ist Deaktivieren oft passender als Löschen.
Löschung eines Firmen-Owner-Kontos
Ein Firmen-Owner kann das eigene Administratorkonto nicht einfach löschen, solange noch Firmenmitarbeiter existieren. Die Privatsphärenseite weist darauf hin, dass zuerst alle Firmenmitarbeiter entfernt werden müssen. Das verhindert, dass eine Firma ohne verantwortliche Administration bleibt, und schützt Arbeitszeitnachweise vor versehentlichem Verlust.
Praktische Empfehlung
Als Faustregel:
- Nutzen Sie ein persönliches Konto für individuelle Zeiterfassung, bei der die Person die eigenen Daten kontrolliert.
- Nutzen Sie ein Firmenkonto, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter verwaltet und Arbeitszeitnachweise aufbewahren muss.
- Deaktivieren Sie Mitarbeiter, wenn sie ausscheiden, aber Nachweise erhalten bleiben sollen.
- Löschen Sie nur, wenn die Firma bestätigt hat, dass die Entfernung erlaubt ist und keine Aufbewahrung mehr erforderlich ist.