La característica de la empresa es para las cuentas donde el seguimiento del tiempo no es sólo personal. Da a una organización un contexto de empresa compartida para empleados, informes, permisos y registros de tiempo de trabajo.
Utilice una cuenta de empresa cuando el tiempo de trabajo pertenece a un negocio que debe mantener registros, revisar la actividad de los empleados, y probar el tiempo de trabajo más tarde.
Lo que una empresa contiene
Un perfil de empresa puede incluir:
- nombre de empresa
- persona de contacto
- Dirección de contacto
- país
- empleados
- permisos de los empleados
- horas semanales de trabajo
- configuración de la empresa
El perfil de la empresa se utiliza como contexto organizativo para empleados e informes. Los propietarios pueden editar la información de la empresa. Los no propietarios pueden ver el contexto de la empresa, pero no pueden cambiar los campos solo del propietario.
Crear una empresa
Si su cuenta puede crear una empresa, abra Empresa y elija Crear compañía. Ingrese el nombre de la empresa y guárdalo. Después de la creación, la página de la empresa muestra la visión general de la empresa, la gestión de los empleados y la configuración de sólo propietario.
Empleados y permisos
Los propietarios pueden agregar empleados con nombre, dirección de correo electrónico, permiso y horas semanales.
Las opciones de permiso son:
- Miembro: acceso normal de los empleados.
- Controller: acceso orientado a la revisión para el control y la presentación de informes.
- Owner: acceso administrativo para la gestión de empresas.
Las horas semanales se utilizan como un entorno de trabajo organizativo. Esto ayuda a los informes y la revisión de tiempo de trabajo porque el volumen de trabajo esperado se almacena con el contexto de los empleados.
Empleados activos e inactivos
Los empleados pueden ser activos o inactivos. La desactivación es útil cuando una persona ya no debe participar en el trabajo activo de la empresa, pero los registros históricos todavía importan.
Esto es diferente de eliminar una cuenta de empleado. La desactivación preserva el contexto de la empresa y es generalmente el primer paso mejor cuando los registros de tiempo de trabajo deben permanecer disponibles.
Reporte de la compañía
Los propietarios de empresas pueden habilitar Enforce empresa header on reports. Cuando esto es activo, los informes utilizan la identidad de la empresa consistentemente. Esto es útil cuando los informes son compartidos externamente o necesitan mostrar a la organización en lugar de una cuenta personal.
Eliminación de cuentas: cuentas personales y cuentas de empresa son diferentes
Time & Bill trata cuentas personales y cuentas de la empresa de manera diferente.
Una cuenta personal puede eliminarse de la configuración de privacidad cuando ningún conflicto de propiedad de la empresa bloquea la eliminación. En ese caso, la eliminación de la cuenta elimina los datos de la cuenta personal y no se puede deshacer.
Las cuentas de la empresa son diferentes porque una empresa puede tener razones legítimas para mantener registros de tiempo de trabajo. Esto es especialmente importante para:
- prueba del trabajo realizado
- documentación del proyecto
- Atención al cliente
- registros de tiempo de trabajo de los empleados
- derechos de retención legal y cumplimiento
- defensa contra disputas posteriores
Para fines del RGPD, la eliminación no siempre es el único resultado válido. Los datos personales no deben mantenerse sin una razón, pero una empresa puede tener obligaciones legales o intereses legítimos que requieran mantener pruebas de tiempo de trabajo. Es por eso que las cuentas relacionadas con la empresa no siempre se pueden eliminar de la misma manera que una cuenta independiente personal.
Eliminación de la cuenta de empleado por un propietario de la empresa
Los dueños de las empresas pueden eliminar las cuentas de los empleados del área de la empresa. La aplicación advierte que esto elimina la cuenta de empleado completo incluyendo horas de trabajo, gastos, proyectos y otros datos, y que no puede ser deshecho.
Usa esto cuidadosamente. Si la empresa todavía necesita los registros de tiempo de trabajo del empleado como prueba, la desactivación puede ser más apropiada que la eliminación.
Propietario de la empresa eliminación de la cuenta
Un propietario de una empresa no puede simplemente eliminar su propia cuenta de administrador mientras que los empleados de la empresa todavía existen. El área de privacidad muestra que todos los empleados de la empresa deben ser eliminados primero. Esto evita que una empresa se quede sin administración responsable y protege los registros de tiempo de trabajo de la empresa de pérdidas accidentales.
Recomendación práctica
Use esta regla del pulgar:
- Utilice una cuenta personal para el seguimiento individual del tiempo donde la persona controla sus propios datos.
- Utilice una cuenta de empresa cuando un negocio debe gestionar empleados y conservar registros de tiempo de trabajo.
- Desactivar a los empleados cuando se van pero los registros todavía necesitan permanecer disponibles.
- Eliminar sólo cuando la empresa ha confirmado que se permite la remoción y no hay necesidad de retención.