O recurso de empresa atende contas em que o controle de horas vai além do uso pessoal. Ele cria um contexto compartilhado para funcionários, relatórios, permissões e registros de trabalho.
Use uma conta de empresa quando o trabalho pertencer a um negócio que precisa manter registros, revisar as atividades dos funcionários e comprovar as horas posteriormente.
O que uma empresa contém
O perfil pode incluir:
- Nome da empresa
- Pessoa de contato
- Endereço de contato
- País
- Funcionários
- Permissões dos funcionários
- Carga horária semanal
- Configurações da empresa
Esse perfil é o contexto organizacional dos funcionários e relatórios. Proprietários podem editar as informações. Outras pessoas podem consultar o contexto, mas não alterar campos exclusivos do proprietário.
Criar uma empresa
Se sua conta permitir, abra Empresa e escolha Criar empresa. Informe o nome e salve. A página passa a mostrar a visão geral, o gerenciamento de funcionários e as configurações exclusivas do proprietário.
Funcionários e permissões
Proprietários podem adicionar funcionários com nome, e-mail, permissão e carga horária semanal.
As opções de permissão são:
- Membro: acesso normal de funcionário.
- Controlador: acesso para revisão, controle e relatórios.
- Proprietário: acesso administrativo para gerenciar a empresa.
A carga horária semanal é uma configuração de trabalho da organização. Ela ajuda nos relatórios e na revisão da jornada porque o volume esperado fica associado ao funcionário.
Funcionários ativos e inativos
Os funcionários podem estar ativos ou inativos. Desativar é útil quando uma pessoa não deve mais participar do trabalho ativo, mas seus registros históricos continuam importantes.
Isso é diferente de excluir uma conta. A desativação preserva o contexto da empresa e costuma ser a primeira medida mais adequada quando os registros precisam continuar disponíveis.
Cabeçalho da empresa nos relatórios
Proprietários podem ativar Exigir cabeçalho da empresa nos relatórios. Com essa opção, os relatórios usam a identidade da empresa de forma consistente. Isso ajuda ao compartilhar relatórios externamente ou quando eles devem identificar a organização, e não uma conta pessoal.
Contas pessoais e de empresa têm regras diferentes de exclusão
Uma conta pessoal pode solicitar sua própria exclusão nas configurações de privacidade quando não houver conflito de propriedade de empresa. A exclusão remove os dados da conta pessoal e não pode ser desfeita.
Contas de empresa são diferentes porque pode haver motivos legítimos para guardar registros de horas. Isso é especialmente importante para:
- Comprovar o trabalho realizado
- Documentar projetos
- Apoiar o faturamento de clientes
- Manter registros de jornada dos funcionários
- Cumprir obrigações legais de retenção e conformidade
- Defender-se em disputas futuras
Para fins do RGPD, a exclusão nem sempre é a única resposta válida. Dados pessoais não devem ser guardados sem motivo, mas obrigações legais ou interesses legítimos podem exigir a retenção de comprovantes de trabalho. Por isso, contas ligadas a empresas nem sempre podem ser removidas como contas pessoais independentes.
Exclusão de funcionário pelo proprietário
Proprietários podem excluir contas de funcionários pela área da empresa. O aplicativo avisa que isso remove a conta inteira, incluindo horas, despesas, projetos e outros dados, sem possibilidade de desfazer.
Use esse recurso com cuidado. Se a empresa ainda precisar dos registros como comprovante, desativar o funcionário pode ser mais adequado que excluí-lo.
Exclusão da conta do proprietário
O proprietário não pode simplesmente excluir sua conta administrativa enquanto houver funcionários. A área de privacidade informa que todos os funcionários precisam ser removidos primeiro. Isso evita deixar a empresa sem responsável e protege os registros contra perdas acidentais.
Orientação prática
- Use uma conta pessoal para controle individual em que a pessoa gerencia os próprios dados.
- Use uma conta de empresa para gerenciar funcionários e guardar registros de trabalho.
- Desative funcionários quando saírem, se os registros ainda precisarem ficar disponíveis.
- Exclua somente após confirmar que a remoção é permitida e não resta necessidade de retenção.