O controle de orçamento combina horas registradas e valores por hora. Quando valores e limites estão configurados, o Time & Bill mostra se o projeto está dentro do orçamento, próximo de um aviso ou acima de um limite.
O que o controle de orçamento precisa
Os cálculos precisam de horas e valores. Defina um valor por hora do projeto para uma configuração simples ou valores por tarefa quando atividades diferentes tiverem valores diferentes.
Sem valores, o Time & Bill continua registrando horas, mas os totais financeiros podem ficar incompletos. Configure-os antes de usar a visão financeira para decisões de controle ou faturamento.
Configurar limites de orçamento
- Abra Projetos.
- Selecione o projeto.
- Abra Configurações.
- Escolha a moeda.
- Informe um limite mensal se houver um teto recorrente por mês.
- Informe um limite anual se houver um teto por ano.
- Informe um limite total se houver um teto para toda a duração do projeto.
- Opcionalmente, informe um valor e um fator de referência.
- Informe o percentual de aviso, por exemplo 80.
- Salve as configurações.
Somente proprietários do projeto podem alterar esses limites.
Percentual de aviso
Esse percentual define quando o Time & Bill deve avisar antes que um limite seja atingido. Por exemplo, o valor 80 permite avisar quando 80% de um orçamento configurado tiver sido usado.
Isso ajuda o responsável a agir antes de ultrapassar o orçamento.
Onde os avisos aparecem
- Lista de projetos
- Visão financeira do projeto
- Área de avisos do painel
- Relatório de visão financeira
Os avisos podem indicar limites mensais, anuais, totais ou de referência. Confira o tipo antes de decidir o que ajustar.
Visão financeira
A visão financeira do projeto mostra os totais faturáveis atuais. Ela resume o mês atual, o ano atual e toda a duração do projeto. Também lista avisos ativos quando os limites são atingidos ou ultrapassados.
Revisar o orçamento
Revise regularmente projetos com limites financeiros rígidos.
- Confira se novas horas foram registradas desde a última revisão.
- Consulte a visão financeira do projeto.
- Abra o relatório de visão financeira para uma visão mais ampla.
- Compare os totais com o acordo do projeto.
- Ajuste trabalho futuro, valores ou limites somente após a revisão dos dados pelo proprietário.
Erros comuns
- Registrar horas antes de definir valores e esperar totais financeiros completos.
- Definir apenas um limite mensal quando também existe um teto total.
- Ignorar avisos até ultrapassar o orçamento.
- Aplicar valores por tarefa de forma inconsistente a atividades semelhantes.
- Excluir tarefas históricas em vez de preservá-las para relatórios.