Les contrôles budgétaires relient le temps suivi aux taux horaires. Lorsque les taux et les seuils sont configurés, Time & Bill peut montrer si un projet est dans le budget, approche d’une limite d’avertissement, ou déjà au-dessus d’un seuil configuré.
Quels sont les besoins des contrôles budgétaires
Les calculs budgétaires nécessitent un suivi du temps et des taux. Définir un taux horaire du projet pour une configuration simple, ou des taux spécifiques aux tâches lorsque différentes tâches doivent être évaluées différemment.
Si aucun taux n’existe, Time & Bill peut encore suivre le temps, mais les totaux financiers peuvent être incomplets. Configurer les taux avant de se fier à l’aperçu financier pour contrôler ou facturer les décisions.
Configurer les seuils budgétaires
- Ouvrir Projets.
- Sélectionnez le projet.
- Ouvrir Paramètres.
- Choisissez la monnaie.
- Inscrivez une limite budgétaire mensuelle si le projet a un plafond mensuel récurrent.
- Inscrivez une limite budgétaire annuelle si le projet a un plafond annuel.
- Inscrivez une limite budgétaire totale si le projet a un plafond à vie.
- Inscrivez éventuellement un montant de référence et un facteur de référence.
- Inscrivez le pourcentage de seuil d’avertissement, par exemple 80.
- Enregistrer les paramètres.
Seuls les propriétaires de projet peuvent modifier ces seuils.
Pourcentage du seuil d ‘ avertissement
Les contrôles du seuil d’avertissement lorsque Time & Bill doit prévenir avant qu’une limite ne soit atteinte. Par exemple, un seuil d’avertissement de 80 signifie que Time & Bill peut prévenir lorsque 80% d’un budget configuré a été utilisé.
Cela aide les propriétaires de projet à réagir avant que le budget ne soit dépassé.
Lorsque des avertissements apparaissent
Les avertissements budgétaires peuvent apparaître à plusieurs endroits :
- Liste des projets
- Aperçu financier du projet
- Zone d’avertissement du tableau de bord
- Rapport d ‘ ensemble
Les avertissements peuvent faire référence au budget mensuel, au budget annuel, au budget total ou au seuil de référence. Examiner le type d’avertissement avant de décider quoi ajuster.
Situation financière
L’aperçu financier du projet montre les totaux courants facturables du projet. Il résume les valeurs du mois en cours, de l’année en cours et de la durée totale du projet. Il énumère également les avertissements actifs lorsque les seuils sont atteints ou dépassés.
Processus d ‘ examen du budget
Pour les projets dont les limites financières sont strictes, examiner régulièrement les budgets.
- Vérifiez si le nouveau temps a été réservé depuis la dernière revue.
- Examiner l’aperçu financier du projet.
- Ouvrir le rapport sur l’Aperçu financier pour une vision plus large.
- Comparer les totaux actuels avec l’accord de projet.
- Régler les travaux futurs, les taux ou les limites budgétaires seulement après que le propriétaire du projet a examiné les données.
Erreurs courantes
- Le suivi du temps avant l’établissement des taux et l’attente de totaux financiers complets.
- Fixation d’une limite mensuelle seulement lorsque le projet a également un plafond total.
- Ignorer les avertissements jusqu’à ce que le budget soit dépassé.
- Utiliser les taux propres aux tâches de façon incohérente pour des tâches semblables.
- Supprimer les tâches historiques au lieu de les préserver pour les rapports.