Los controles presupuestarios conectan el tiempo de seguimiento con las tarifas por hora. Cuando las tarifas y los umbrales están configurados, Time & Bill puede mostrar si un proyecto está dentro del presupuesto, acercando un límite de advertencia, o ya por encima de un umbral configurado.
Qué controles presupuestarios necesitan
Los cálculos presupuestarios necesitan tiempo y tasas de seguimiento. Establezca una tarifa horaria de proyecto para una configuración simple, o tasas específicas de tarea cuando diferentes tareas deben ser valoradas de manera diferente.
Si no existe ninguna tasa, Time & Bill puede seguir el tiempo, pero los totales financieros pueden ser incompletos. Configurar las tasas antes de depender de la visión general financiera para controlar o facturar las decisiones.
Configure budget thresholds
- Abrir Proyectos.
- Seleccione el proyecto.
- Abrir Configuraciones.
- Elige la moneda.
- Introduzca un límite de presupuesto mensual si el proyecto tiene una tapa mensual recurrente.
- Introduzca un límite presupuestario anual si el proyecto tiene una tapa anual.
- Introduzca un límite presupuestario total si el proyecto tiene una tapa de por vida.
- Opcionalmente introduzca una cantidad de referencia y un factor de referencia.
- Introduzca el porcentaje del umbral de advertencia, por ejemplo 80.
- Guarda la configuración.
Sólo los propietarios de proyectos pueden cambiar estos umbrales.
Porcentaje del umbral de alerta
El umbral de advertencia controla cuando Time & Bill debe advertir antes de que se llegue a un límite. Por ejemplo, un umbral de advertencia de 80 significa que Time & Bill puede advertir cuándo se ha utilizado el 80% de un presupuesto configurado.
Esto ayuda a los propietarios de proyectos a reaccionar antes de que se exceda el presupuesto.
Donde aparecen las advertencias
Las advertencias presupuestarias pueden aparecer en varios lugares:
- Lista de proyectos
- Resumen financiero del proyecto
- Área de advertencia de panel de mando
- Informe general de la situación financiera
Las advertencias pueden referirse al presupuesto mensual, presupuesto anual, presupuesto total o umbral de referencia. Revise el tipo de advertencia antes de decidir qué ajustar.
Panorama financiero
El panorama financiero del proyecto muestra los totales facturables actuales para el proyecto. Se resumen los valores para el mes actual, el año actual y la vida total del proyecto. También enumera advertencias activas cuando se alcanzan o superan los umbrales.
Corriente de trabajo del examen del presupuesto
Para proyectos con límites financieros estrictos, revise los presupuestos regularmente.
- Compruebe si se ha reservado un nuevo tiempo desde la última revisión.
- Revisar el panorama financiero del proyecto.
- Abra el informe general financiero para una visión más amplia.
- Compare los totales actuales contra el acuerdo de proyecto.
- Ajuste el trabajo futuro, las tarifas o los límites presupuestarios sólo después de que el propietario del proyecto haya revisado los datos.
Errores comunes
- Tiempo de seguimiento antes de establecer tasas y luego esperar totales financieros completos.
- Establecer sólo un límite mensual cuando el proyecto también tiene una tapa total.
- Ignorar advertencias hasta que el presupuesto se exceda.
- Utilizar tasas específicas de tareas incoherentemente en tareas similares.
- Eliminar tareas históricas en lugar de preservarlas para informes.