Time & Bill Dokumentation

Budget

Budgetkontrolle zeigt, ob erfasste Arbeit noch innerhalb der finanziellen Grenzen eines Projekts liegt.

Budgetkontrolle verbindet erfasste Zeiten mit Stundensätzen. Wenn Sätze und Schwellenwerte eingerichtet sind, kann Time & Bill anzeigen, ob ein Projekt im Budget liegt, sich einer Warnschwelle nähert oder eine Grenze überschritten hat.

Was Budgetkontrolle benötigt

Budgetberechnungen brauchen erfasste Zeit und Stundensätze. Für einfache Setups reicht ein Projektstundensatz. Nutzen Sie aufgabenspezifische Stundensätze, wenn verschiedene Aufgaben unterschiedlich bewertet werden sollen.

Ohne Stundensatz kann Time & Bill weiterhin Zeiten erfassen, aber finanzielle Summen können unvollständig sein. Konfigurieren Sie Sätze, bevor der Finanzüberblick für Controlling oder Abrechnungsentscheidungen genutzt wird.

Screenshot Stundensatz

Budgetgrenzen konfigurieren

  1. Öffnen Sie Projekte.
  2. Wählen Sie das Projekt.
  3. Öffnen Sie Einstellungen.
  4. Wählen Sie die Währung.
  5. Tragen Sie ein monatliches Budget ein, wenn das Projekt eine monatliche Grenze hat.
  6. Tragen Sie ein jährliches Budget ein, wenn es eine Jahresgrenze gibt.
  7. Tragen Sie ein Gesamtbudget ein, wenn das Projekt eine Gesamtkappung hat.
  8. Optional können Referenzbetrag und Referenzfaktor eingetragen werden.
  9. Geben Sie den Warnwert in Prozent ein, zum Beispiel 80.
  10. Speichern Sie die Einstellungen.

Nur Projektverantwortliche können diese Schwellenwerte ändern.

Warnwert in Prozent

Der Warnwert steuert, wann Time & Bill vor Erreichen einer Grenze warnen soll. Ein Warnwert von 80 bedeutet zum Beispiel, dass eine Warnung erscheinen kann, wenn 80 Prozent eines Budgets verbraucht sind.

So können Projektverantwortliche reagieren, bevor ein Budget überschritten wird.

Wo Warnungen erscheinen

Budgetwarnungen können an mehreren Stellen erscheinen:

  • Projektliste
  • Finanzüberblick im Projekt
  • Warnbereich im Dashboard
  • Bericht Finanzüberblick

Warnungen können sich auf Monatsbudget, Jahresbudget, Gesamtbudget oder Referenzschwelle beziehen. Prüfen Sie den Warnungstyp, bevor Sie entscheiden, was angepasst werden muss.

Finanzüberblick

Der Finanzüberblick zeigt aktuelle abrechenbare Summen für ein Projekt. Er fasst Werte für aktuellen Monat, aktuelles Jahr und gesamte Projektlaufzeit zusammen. Aktive Warnungen werden ebenfalls angezeigt.

Ablauf für Budgetprüfung

Bei Projekten mit festen finanziellen Grenzen sollten Budgets regelmäßig geprüft werden.

  1. Prüfen Sie, ob seit der letzten Prüfung neue Zeiten gebucht wurden.
  2. Öffnen Sie den Finanzüberblick im Projekt.
  3. Öffnen Sie den Bericht Finanzüberblick für eine breitere Ansicht.
  4. Vergleichen Sie aktuelle Summen mit der Projektvereinbarung.
  5. Passen Sie Arbeit, Sätze oder Budgetgrenzen erst nach fachlicher Prüfung an.

Häufige Fehler

  • Zeiten erfassen, bevor Stundensätze hinterlegt sind, und danach vollständige Finanzsummen erwarten.
  • Nur ein Monatsbudget setzen, obwohl auch eine Gesamtgrenze existiert.
  • Warnungen ignorieren, bis das Budget überschritten ist.
  • Aufgabensätze uneinheitlich für ähnliche Aufgaben verwenden.
  • Historische Aufgaben löschen, statt sie für Berichte zu erhalten.