Time & Bill Dokumentation

Budget

Budgetkontrolle zeigt, ob erfasste Arbeit noch innerhalb der finanziellen Grenzen eines Projekts liegt.

Budgetkontrolle verbindet erfasste Zeiten mit Stundensaetzen. Wenn Saetze und Schwellenwerte eingerichtet sind, kann Time & Bill anzeigen, ob ein Projekt im Budget liegt, sich einer Warnschwelle naehert oder eine Grenze ueberschritten hat.

Was Budgetkontrolle benoetigt

Budgetberechnungen brauchen erfasste Zeit und Stundensaetze. Fuer einfache Setups reicht ein Projektstundensatz. Nutzen Sie aufgabenspezifische Stundensaetze, wenn verschiedene Aufgaben unterschiedlich bewertet werden sollen.

Ohne Stundensatz kann Time & Bill weiterhin Zeiten erfassen, aber finanzielle Summen koennen unvollstaendig sein. Konfigurieren Sie Saetze, bevor der Finanzueberblick fuer Controlling oder Abrechnungsentscheidungen genutzt wird.

Screenshot Stundensatz

Budgetgrenzen konfigurieren

  1. Oeffnen Sie Projekte.
  2. Waehlen Sie das Projekt.
  3. Oeffnen Sie Einstellungen.
  4. Waehlen Sie die Waehrung.
  5. Tragen Sie ein monatliches Budget ein, wenn das Projekt eine monatliche Grenze hat.
  6. Tragen Sie ein jaehrliches Budget ein, wenn es eine Jahresgrenze gibt.
  7. Tragen Sie ein Gesamtbudget ein, wenn das Projekt eine Gesamtkappung hat.
  8. Optional koennen Referenzbetrag und Referenzfaktor eingetragen werden.
  9. Geben Sie den Warnwert in Prozent ein, zum Beispiel 80.
  10. Speichern Sie die Einstellungen.

Nur Projektverantwortliche koennen diese Schwellenwerte aendern.

Warnwert in Prozent

Der Warnwert steuert, wann Time & Bill vor Erreichen einer Grenze warnen soll. Ein Warnwert von 80 bedeutet zum Beispiel, dass eine Warnung erscheinen kann, wenn 80 Prozent eines Budgets verbraucht sind.

So koennen Projektverantwortliche reagieren, bevor ein Budget ueberschritten wird.

Wo Warnungen erscheinen

Budgetwarnungen koennen an mehreren Stellen erscheinen:

  • Projektliste
  • Finanzueberblick im Projekt
  • Warnbereich im Dashboard
  • Bericht Finanzueberblick

Warnungen koennen sich auf Monatsbudget, Jahresbudget, Gesamtbudget oder Referenzschwelle beziehen. Pruefen Sie den Warnungstyp, bevor Sie entscheiden, was angepasst werden muss.

Finanzueberblick

Der Finanzueberblick zeigt aktuelle abrechenbare Summen fuer ein Projekt. Er fasst Werte fuer aktuellen Monat, aktuelles Jahr und gesamte Projektlaufzeit zusammen. Aktive Warnungen werden ebenfalls angezeigt.

Ablauf fuer Budgetpruefung

Bei Projekten mit festen finanziellen Grenzen sollten Budgets regelmaessig geprueft werden.

  1. Pruefen Sie, ob seit der letzten Pruefung neue Zeiten gebucht wurden.
  2. Oeffnen Sie den Finanzueberblick im Projekt.
  3. Oeffnen Sie den Bericht Finanzueberblick fuer eine breitere Ansicht.
  4. Vergleichen Sie aktuelle Summen mit der Projektvereinbarung.
  5. Passen Sie Arbeit, Saetze oder Budgetgrenzen erst nach fachlicher Pruefung an.

Haeufige Fehler

  • Zeiten erfassen, bevor Stundensaetze hinterlegt sind, und danach vollstaendige Finanzsummen erwarten.
  • Nur ein Monatsbudget setzen, obwohl auch eine Gesamtgrenze existiert.
  • Warnungen ignorieren, bis das Budget ueberschritten ist.
  • Aufgabensaetze uneinheitlich fuer aehnliche Aufgaben verwenden.
  • Historische Aufgaben loeschen, statt sie fuer Berichte zu erhalten.