I controlli di bilancio collegano il tempo tracciato con i tassi orari. Quando le tariffe e le soglie sono configurate, Time & Bill può mostrare se un progetto è all’interno del bilancio, avvicinandosi a un limite di avvertimento, o già sopra una soglia configurata.
Quali controlli di bilancio hanno bisogno
I calcoli di bilancio hanno bisogno di tempo e tassi tracciati. Impostare un tasso orario di progetto per una semplice configurazione, o tassi specifici delle attività quando le diverse attività dovrebbero essere valutate in modo diverso.
Se non esiste un tasso, Time & Bill può ancora tenere traccia del tempo, ma i totali finanziari possono essere incompleti. Configurare i tassi prima di affidarsi alla panoramica finanziaria per il controllo o la fatturazione delle decisioni.
Configurare le soglie di bilancio
- Aprite i progetti.
- Selezionare il progetto.
- Aprite le impostazioni.
- Scegli la valuta.
- Inserisci un limite di bilancio mensile se il progetto ha un tappo mensile ricorrente.
- Immettere un limite di bilancio annuale se il progetto ha un cappello annuale.
- Immettere un limite di bilancio totale se il progetto ha un tappo di vita.
- Opzionalmente inserire un importo di riferimento e un fattore di riferimento.
- Inserire la percentuale di soglia di avvertimento, ad esempio 80.
- Salvare le impostazioni.
Solo i proprietari di progetti possono cambiare queste soglie.
Percentuale di soglia di avvertimento
La soglia di avvertimento controlla quando Time & Bill dovrebbe avvertire prima che un limite è pienamente raggiunto. Per esempio, una soglia di avvertimento di 80 significa che Time & Bill può avvertire quando l’80% di un budget configurato è stato utilizzato.
Questo aiuta i proprietari di progetti a reagire prima che il bilancio sia superato.
Quando appaiono gli avvisi
Gli avvisi di bilancio possono apparire in diversi luoghi:
- Elenco dei progetti
- Panoramica finanziaria del progetto
- Area di avvertimento Dashboard
- Rapporto sulla panoramica finanziaria
Gli avvisi possono fare riferimento al bilancio mensile, al bilancio annuale, al bilancio totale o alla soglia di riferimento. Verificare il tipo di avviso prima di decidere cosa regolare.
Panoramica finanziaria
La panoramica finanziaria del progetto mostra i totali fatturabili attuali per il progetto. Esso riassume i valori per il mese attuale, l’anno corrente e la durata totale del progetto. Esso elenca anche avvisi attivi quando le soglie sono raggiunte o superate.
Flusso di lavoro di revisione del bilancio
Per progetti con rigorosi limiti finanziari, rivedere regolarmente i bilanci.
- Controlla se è stato prenotato un nuovo tempo dall’ultima recensione.
- Rivedere la panoramica finanziaria del progetto.
- Aprire il rapporto Panoramica finanziaria per una visione più ampia.
- Confrontare i totali attuali contro l’accordo di progetto.
- Regolare il lavoro futuro, i tassi o i limiti di bilancio solo dopo che il proprietario del progetto ha esaminato i dati.
Errori comuni
- Tempo di tracciamento prima di impostare i tassi e poi aspettare totali finanziari completi.
- Impostare solo un limite mensile quando il progetto ha anche un tappo totale.
- Ignorando gli avvisi fino a quando il bilancio non è superato.
- Utilizzare i tassi specifici delle attività in modo inconsistente in attività simili.
- Eliminare i compiti storici invece di conservarli per i rapporti.