La funzione dell’azienda è per i conti dove il monitoraggio del tempo non è solo personale. Fornisce a un’organizzazione un contesto aziendale condiviso per dipendenti, rapporti, autorizzazioni e record di tempo di lavoro.
Utilizzare un account aziendale quando l’orario di lavoro appartiene a un’azienda che deve mantenere record, rivedere l’attività dei dipendenti e dimostrare il tempo di lavoro più tardi.
Che cosa contiene una società
Un profilo aziendale può includere:
- nome della società
- contatto persona
- indirizzo di contatto
- Paese
- dipendenti
- autorizzazioni dei dipendenti
- orario settimanale di lavoro
- impostazioni aziendali
Il profilo aziendale viene utilizzato come contesto organizzativo per i dipendenti e le relazioni. I proprietari possono modificare le informazioni aziendali. I non proprietari possono vedere il contesto aziendale, ma non possono cambiare solo i campi proprietari.
Creazione di un’azienda
Se il tuo account può creare una società, aprire Società e scegliere Crea società. Inserisci il nome dell’azienda e salvalo. Dopo la creazione, la pagina aziendale mostra la panoramica aziendale, la gestione dei dipendenti e le impostazioni di sola proprietaria.
Dipendenti e autorizzazioni
I proprietari possono aggiungere dipendenti con nome, indirizzo e-mail, permesso e ore settimanali.
Le opzioni di autorizzazione sono:
- Member: normale accesso ai dipendenti.
- Controller: accesso orientato alla revisione per il controllo e la segnalazione.
- Owner: accesso amministrativo alla gestione aziendale.
Le ore settimanali sono utilizzate come impostazione organizzativa del tempo di lavoro. Questo aiuta i rapporti e la revisione del tempo di lavoro perché il volume di lavoro previsto viene memorizzato con il contesto dei dipendenti.
Dipendenti attivi e inattivi
I dipendenti possono essere attivi o inattivi. La disattivazione è utile quando una persona non dovrebbe più partecipare al lavoro attivo dell’azienda, ma i record storici sono ancora importanti.
Questo è diverso dalla cancellazione di un account dipendente. La disattivazione preserva il contesto aziendale e di solito è il primo passo migliore quando i record di tempo di lavoro devono rimanere disponibili.
Resoconto aziendale
I proprietari possono abilitare l’intestazione dell’azienda sui rapporti**. Quando questo è attivo, i rapporti usano l’identità aziendale in modo coerente. Questo è utile quando i rapporti sono condivisi esternamente o hanno bisogno di mostrare l’organizzazione piuttosto che un account personale.
Rimozione account: account personali e account aziendali sono diversi
Time & Bill tratta conti personali e conti aziendali in modo diverso.
Un account personale può rimuoversi dalle impostazioni di privacy quando nessuna proprietà aziendale conflitto blocca la cancellazione. In tal caso, la rimozione dell’account elimina i dati personali dell’account e non può essere annullata.
I conti aziendali sono diversi perché una società può avere motivi legittimi per mantenere i record di tempo di lavoro. Questo è particolarmente importante per:
- prova del lavoro svolto
- documentazione del progetto
- assistenza clienti fatturazione
- record di tempo di lavoro dipendente
- mantenimento e adempimento dei diritti
- difesa contro le dispute successive
Per scopi GDPR, la cancellazione non è sempre l’unico risultato valido. I dati personali non devono essere conservati senza motivo, ma una società può avere obblighi legali o interessi legittimi che richiedono la conservazione delle prove di tempo di lavoro. Ecco perché i conti aziendali non possono essere sempre rimossi allo stesso modo di un account personale.
Rimozione dell’account da parte di un proprietario dell’azienda
I proprietari possono rimuovere i conti dei dipendenti dall’area aziendale. L’app avverte che questo cancella l’intero account dei dipendenti, inclusi orari di lavoro, spese, progetti e altri dati, e che non può essere annullato.
Usalo con attenzione. Se l’azienda ha ancora bisogno dei record di tempo di lavoro del dipendente come prova, la disattivazione può essere più appropriata della cancellazione.
Rimozione dell’account proprietario della società
Un proprietario dell’azienda non può semplicemente rimuovere il proprio account di amministratore mentre i dipendenti della società esistono ancora. L’area privacy mostra che tutti i dipendenti devono essere rimossi prima. Ciò impedisce a una società di essere lasciato senza amministrazione responsabile e protegge i record di tempo di lavoro aziendali da perdita accidentale.
Raccomandazione pratica
Utilizzare questa regola di pollice:
- Utilizzare un account personale per il monitoraggio del tempo individuale in cui la persona controlla i propri dati.
- Utilizzare un account aziendale quando un business deve gestire i dipendenti e conservare i record di tempo di lavoro.
- Disattivare i dipendenti quando partono ma i record devono rimanere disponibili.
- Eliminare solo quando l’azienda ha confermato che la rimozione è consentita e nessun bisogno di ritenzione rimane.