La fonctionnalité de l’entreprise est pour les comptes où le suivi du temps n’est pas seulement personnel. Il donne à une organisation un contexte d’entreprise partagé pour les employés, les rapports, les permissions et les dossiers de temps de travail.
Utilisez un compte d’entreprise lorsque le temps de travail appartient à une entreprise qui doit tenir des registres, examiner l’activité des employés et prouver le temps de travail plus tard.
Ce qu’une entreprise contient
Un profil d’entreprise peut inclure:
- Nom de la société
- Personne à contacter
- Adresse de contact
- Pays
- salariés
- autorisation des employés
- Heures de travail hebdomadaires
- Paramètres de l’entreprise
Le profil de l’entreprise est utilisé comme contexte organisationnel pour les employés et les rapports. Les propriétaires de l’entreprise peuvent modifier les informations de l’entreprise. Les non-propriétaires peuvent voir le contexte de l’entreprise, mais ne peuvent pas changer les champs propriétaire seulement.
Création d’une entreprise
Si votre compte peut créer une entreprise, ouvrez Entreprise et choisissez Créer entreprise. Entrez le nom de l’entreprise et enregistrez-le. Après la création, la page de l’entreprise montre l’aperçu de l’entreprise, la direction des employés et les paramètres du propriétaire seulement.
Employés et autorisations
Les propriétaires de l’entreprise peuvent ajouter des employés avec leur nom, adresse électronique, permission et heures hebdomadaires.
Les options de permission sont :
- Membre: accès normal des employés.
- Contrôleur: accès axé sur l’examen pour le contrôle et l’établissement de rapports.
- Propriétaire: accès administratif à la direction de l’entreprise.
Les heures hebdomadaires sont utilisées comme milieu de travail organisationnel. Cela aide les rapports et l’examen du temps de travail parce que le volume de travail attendu est stocké dans le contexte des employés.
Employés actifs et inactifs
Les employés peuvent être actifs ou inactifs. La désactivation est utile lorsqu’une personne ne doit plus participer au travail actif de l’entreprise, mais les documents historiques comptent toujours.
Ceci est différent de la suppression d’un compte d’employé. La désactivation préserve le contexte de l’entreprise et constitue généralement la meilleure première étape lorsque les dossiers sur le temps de travail doivent rester disponibles.
En-tête du rapport d’entreprise
Les propriétaires de l’entreprise peuvent activer ** Renforcer l’en-tête de l’entreprise sur les rapports**. Lorsque cela est actif, les rapports utilisent l’identité de l’entreprise de façon uniforme. Ceci est utile lorsque les rapports sont partagés à l’extérieur ou doivent montrer l’organisation plutôt qu’un compte personnel.
Suppression des comptes: les comptes personnels et les comptes d’entreprise sont différents
Time & Bill traite différemment les comptes personnels et les comptes d’entreprise.
Un compte personnel peut se supprimer des paramètres de confidentialité lorsqu’aucun conflit de propriété de l’entreprise bloque la suppression. Dans ce cas, la suppression de compte supprime les données de compte personnel et ne peut être annulée.
Les comptes de l’entreprise sont différents parce qu’une entreprise peut avoir des raisons légitimes de tenir des registres du temps de travail. Ceci est particulièrement important pour:
- preuve du travail accompli
- descriptif de projet
- support de facturation client
- dossiers des employés sur le temps de travail
- obligations légales de conservation et de conformité
- défense contre les différends ultérieurs
Aux fins du RGPD, la suppression n’est pas toujours le seul résultat valide. Les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées sans raison, mais une entreprise peut avoir des obligations légales ou des intérêts légitimes qui exigent le maintien des preuves du temps de travail. C’est pourquoi les comptes liés à l’entreprise ne peuvent pas toujours être supprimés de la même manière qu’un compte autonome personnel.
Suppression de compte par un propriétaire d’entreprise
Les propriétaires de l’entreprise peuvent retirer les comptes des employés de la zone de l’entreprise. L’application avertit que cela supprime le compte complet des employés, y compris les heures de travail, les dépenses, les projets et d’autres données, et qu’il ne peut pas être annulé.
Utilisez ceci avec soin. Si l’entreprise a encore besoin des registres du temps de travail de l’employé comme preuve, la désactivation peut être plus appropriée que la suppression.
Suppression du compte du propriétaire de l’entreprise
Un propriétaire d’entreprise ne peut pas simplement supprimer son propre compte administrateur alors que les employés de l’entreprise existent encore. La zone de protection des renseignements personnels montre que tous les employés de l’entreprise doivent d’abord être retirés. Cela empêche une entreprise d’être laissée sans administration responsable et protège les dossiers de l’entreprise contre les pertes accidentelles.
Recommandation pratique
Utilisez cette règle :
- Utilisez un compte personnel pour le suivi individuel du temps où la personne contrôle ses propres données.
- Utilisez un compte d’entreprise lorsqu’une entreprise doit gérer ses employés et conserver des dossiers sur le temps de travail.
- Désactiver les employés lorsqu’ils partent, mais les dossiers doivent rester disponibles.
- Supprimer seulement lorsque l’entreprise a confirmé que le retrait est autorisé et qu’aucun besoin de conservation ne subsiste.