Les projets organisent le travail que vous voulez suivre. Un projet contient des tâches, des commentaires facultatifs, des tarifs horaires, des membres, des catégories de dépenses, des paramètres de couleur et des seuils financiers. Une bonne configuration du projet rend le suivi quotidien plus rapide et rend les rapports plus faciles à comprendre.
Créer un projet
- Ouvrir Projets.
- Choisissez Créer un nouveau projet.
- Saisissez un nom de projet.
- Ajouter un commentaire facultatif si le projet a besoin d’un contexte interne.
- Si vous avez déjà un projet similaire, copiez les tâches de ce projet.
- Sauvez le projet.
Après l’enregistrement, le projet apparaît dans la liste des projets et peut être sélectionné pour le suivi du temps.
Utiliser des modèles de projet
Lors de la création d’un projet, vous pouvez copier des tâches à partir d’un projet existant. Ceci est utile lorsque votre travail suit une structure répétable, par exemple des projets de consultation, des questions juridiques, des agents de soutien ou une administration interne.
Si les dépenses sont activées, vous pouvez aussi copier les catégories de dépenses du projet modèle. Le suivi des coûts du projet est donc cohérent.
Comprendre les types de tâches
Time & Bill utilise trois groupes de travail.
- Tâches actives sont disponibles pour le suivi normal du temps.
- Les tâches inactives restent dans le projet mais sont cachées au suivi quotidien.
- Tâches communes rester disponible en tant que travail continu, comme les réunions, le soutien, les appels, la gestion de projet ou l’administration.
Gardez la liste des tâches actives assez courte pour que le suivi quotidien reste rapide. Déplacer les anciennes tâches à inactive au lieu de les supprimer quand elles ont encore des entrées de temps historiques.
Configurer les taux du projet
Si vous facturez à l’heure, fixez un tarif horaire du projet. Cela donne Time & Bill suffisamment d’information pour calculer les totaux financiers dans les aperçus des projets et les rapports de facturation.
Utilisez des taux spécifiques aux tâches lorsque différentes tâches ont des valeurs différentes. Un taux de tâches peut dépasser le taux général du projet pour une facturation et un suivi budgétaires plus précis.
Configuration des paramètres du projet
Les propriétaires de projet peuvent modifier le nom du projet, le commentaire, la couleur, l’état d’activation, le taux horaire, les catégories de dépenses et les seuils financiers. La couleur du projet aide à identifier visuellement le projet. La désactivation d’un projet le supprime des flux de travail actifs normaux tout en conservant les données historiques disponibles pour les rapports.
Suppression des projets et des tâches
Soyez prudent avec la suppression. Si le temps de suivi existe, vous devrez peut-être déplacer les entrées vers une tâche de remplacement avant de supprimer une tâche ancienne. Pour les projets ayant un historique de facturation, la désactivation est souvent plus sûre que la suppression parce que les rapports historiques restent intacts.