Les Fahrtenbuch, ou journal de kilométrage, est utilisé pour enregistrer les voyages d’affaires. Chaque voyage peut être assigné à un projet ou laissé comme un voyage général. Cela permet d’examiner l’effort de voyage ainsi que le temps et les dépenses.
Créer un voyage
- Ouvrir le journal des mouvements.
- Choisir Créer un voyage.
- Sélectionnez la date du voyage.
- Sélectionnez un projet ou laissez le voyage comme général.
- Entrez le but du voyage.
- Saisissez l’adresse de départ avec rue, numéro de maison, code ZIP et ville.
- Saisissez l’adresse cible avec rue, numéro de maison, code ZIP et ville.
- Marque Voyage si l’itinéraire doit compter les deux directions.
- Entrez la distance et le taux.
- Sauvez le voyage.
Propositions d’itinéraires
Lorsque les suggestions d’itinéraire sont configurées, utilisez Ajouter des kilomètres recommandés pour calculer une distance proposée à partir des adresses de départ et de cible. Examiner le résultat avant d’enregistrer. Si aucune route ne peut être trouvée, ajuster l’adresse ou entrer la distance manuellement.
Les suggestions d’itinéraire sont une fonctionnalité pratique. Le voyage sauvegardé doit encore être vérifié par l’utilisateur, en particulier lorsque l’itinéraire compte pour le remboursement ou la facturation du client.
Voyages aller-retour
Utiliser Déplacement rond lorsque l’itinéraire aller et retour doit être compté ensemble. La liste des voyages indique la distance totale effective et la distance unique originale.
Taux et totaux
Chaque voyage a un taux par kilomètre ou par mille, selon l’unité sélectionnée. Time & Bill calcule le coût total de la distance et du tarif. Utilisez une politique de change et de taux uniforme lorsque plusieurs personnes enregistrent des voyages pour le même projet.
Examen mensuel du kilométrage
Le journal de kilométrage est organisé par mois. Utilisez les contrôles du mois précédent et du mois suivant pour examiner les voyages plus anciens. Filtrer par projet quand un mois contient de nombreux voyages.
Rapports de kilométrage
Utilisez Mileage par intervalle dans Rapports pour examiner les voyages sur une période sélectionnée. Le rapport comprend la date, le projet, le début, la cible, le but, l’état du voyage aller-retour, la distance, le taux, la monnaie et le total. Des rapports de kilométrage d’équipe sont disponibles pour les comptes de l’équipe.
Conseils pratiques sur la qualité des données
- Utilisez un objectif clair, comme une visite des clients, un rendez-vous au tribunal, un atelier ou une réunion de projet.
- Saisissez les adresses complètes lorsque vous voulez que les suggestions d’itinéraire fonctionnent de façon fiable.
- Utilisez l’affectation du projet lorsque le voyage appartient au travail facturable.
- Examiner les totaux mensuels avant d’exporter ou de partager les données sur le kilométrage.