Time & Bill hat eine neue Funktion für alle, die nicht nur Zeit erfassen, sondern den wirtschaftlichen Verlauf eines Projekts im Blick behalten müssen.

Ab sofort gibt es pro Projekt einen Finanzüberblick mit Zeit und Wert für:

  • den aktuellen Monat
  • das laufende Jahr
  • den gesamten Projektverlauf

Dazu kommen Schwellenwerte und Warnungen, wenn ein Projekt in einen kritischen Bereich kommt.

Finanzüberblick

Warum diese Funktion wichtig ist

Viele Dienstleister arbeiten nicht nur mit Stunden, sondern auch mit Budgets, Monatsgrenzen oder internen Vergleichswerten.

Ein typisches Beispiel:

  • ein Mandant möchte nicht mehr als 5.000 Euro pro Monat zahlen
  • ein Beratungsprojekt soll insgesamt unter 12.000 Euro bleiben
  • ein Fall wird intern gegen einen Referenzbetrag bewertet, um wirtschaftliche Risiken früh zu erkennen

Bisher musste man solche Werte oft selbst im Kopf behalten oder parallel in separaten Tabellen rechnen. Genau das soll diese Funktion vermeiden.

Was jetzt sichtbar ist

Wenn für ein Projekt ein Projektstundensatz oder ein Task-Stundensatz gesetzt ist, zeigt Time & Bill jetzt direkt im Projekt:

  • Zeit (Monat)
  • Wert (Monat)
  • Zeit (Jahr)
  • Wert (Jahr)
  • Zeit (Gesamt)
  • Wert (Gesamt)

Zusammen mit den Summen erscheinen bei Bedarf Warnungen für:

  • Monatsbudget
  • Jahresbudget
  • Gesamtbudget
  • Referenzschwelle

Diese Information ist nicht nur im Projekt sichtbar, sondern auch in den zugehörigen Warn- und Übersichtsbereichen.

So funktioniert die Berechnung

Die Logik ist bewusst einfach und nachvollziehbar.

Berücksichtigt werden:

  • nur abrechenbare Zeiteinträge
  • der Task-Stundensatz, wenn einer gesetzt ist
  • sonst der Projektstundensatz

Ein allgemeiner Benutzer-Standardstundensatz wird hier bewusst nicht verwendet. Die Funktion soll nur mit explizit gesetzten Projektsätzen arbeiten.

Das bedeutet:

  • Zeitwerte sind die aufsummierten gebuchten Stunden
  • Werte entstehen aus Zeit x aktivem Projekt- oder Task-Satz

Schwellenwerte statt Schätzen

In den Projekteinstellungen lassen sich jetzt Schwellen definieren:

  • Monatsbudget
  • Jahresbudget
  • Gesamtbudget
  • Referenzbetrag
  • Referenzfaktor
  • Warnschwelle (%)

Damit lassen sich zwei typische Szenarien abbilden.

Schwellenwerte

Beispiel 1: Consulting

Sie übernehmen einen kleineren Beratungsauftrag.

Sie rechnen mit:

  • Architektur-Review
  • einigen Calls
  • etwas Code-Review
  • ein bis zwei Tagen Nacharbeit

Sie denken:

Normalerweise sollte so etwas bei rund 2.000 Euro landen.

Dann können Sie zum Beispiel eintragen:

  • Referenzbetrag: 2.000 Euro
  • Referenzfaktor: 1,5

Damit ergibt sich eine Vergleichsschwelle von:

  • 3.000 Euro

Bei einer Warnschwelle von 80 % beginnt die Warnung bei:

  • 2.400 Euro

Und als überschritten gilt die Schwelle ab:

  • 3.000 Euro

Beispiel 2: Kanzlei / Mandat

In Kanzleien oder bei rechtlich sensiblen Mandaten ist oft nicht nur entscheidend, wie viele Stunden erfasst wurden, sondern wie sich der Gesamtwert zu einem internen oder gesetzlichen Vergleichswert verhält.

Hier kann der Referenzbetrag zum Beispiel aus einer bekannten Gebührengrundlage abgeleitet werden, etwa aus einem Betrag, den man intern aus der RVG-Tabelle oder aus der erwarteten gesetzlichen Gebührenstruktur heranzieht.

Dann kann etwa eingetragen werden:

  • Referenzbetrag: 2.000 Euro
  • Referenzfaktor: 5

Damit ergibt sich:

  • Vergleichsschwelle: 10.000 Euro

Bei 80 % Warnschwelle:

  • Warnung ab 8.000 Euro
  • überschritten ab 10.000 Euro

Wichtig: Time & Bill berechnet hier keine gesetzlichen Gebühren automatisch. Das System nimmt nur den von Ihnen gesetzten Referenzbetrag und Faktor und macht daraus einen klar sichtbaren Risiko- oder Vergleichswert.

Wer sieht diese Daten?

Der Finanzüberblick ist bewusst nicht für alle sichtbar.

Aktuell sehen ihn nur:

  • Owner
  • Controller

Normale Projektmitglieder sehen diese Finanzsummen und Warnungen nicht.

Für wen ist das interessant?

Die Funktion wurde durch einen konkreten Kanzlei-Anwendungsfall angestossen, ist aber bewusst breiter gedacht.

Sie eignet sich zum Beispiel für:

  • Rechtsanwälte und Strafverteidiger
  • Steuerberater
  • Unternehmensberater
  • Agenturen
  • Architekten
  • Gutachter
  • kleinere Projektteams mit klaren Budgetgrenzen

Immer dann, wenn nicht nur Zeit, sondern auch der wirtschaftliche Rahmen eines Projekts wichtig ist, hilft der Finanzüberblick.

Fazit

Mit dem neuen Finanzüberblick wird aus reiner Zeiterfassung ein frühes Kontrollinstrument.

Sie sehen nicht nur, was gebucht wurde, sondern auch, wo ein Projekt wirtschaftlich gerade steht:

  • im Monat
  • im Jahr
  • über die gesamte Laufzeit

Und genau das macht den Unterschied zwischen reiner Erfassung und echter Steuerung.