Time & Bill hat eine neue Funktion fuer alle, die nicht nur Zeit erfassen, sondern den wirtschaftlichen Verlauf eines Projekts im Blick behalten muessen.

Ab sofort gibt es pro Projekt einen Finanzueberblick mit Zeit und Wert fuer:

  • den aktuellen Monat
  • das laufende Jahr
  • den gesamten Projektverlauf

Dazu kommen Schwellenwerte und Warnungen, wenn ein Projekt in einen kritischen Bereich kommt.

Finanzueberblick

Warum diese Funktion wichtig ist

Viele Dienstleister arbeiten nicht nur mit Stunden, sondern auch mit Budgets, Monatsgrenzen oder internen Vergleichswerten.

Ein typisches Beispiel:

  • ein Mandant moechte nicht mehr als 5.000 Euro pro Monat zahlen
  • ein Beratungsprojekt soll insgesamt unter 12.000 Euro bleiben
  • ein Fall wird intern gegen einen Referenzbetrag bewertet, um wirtschaftliche Risiken frueh zu erkennen

Bisher musste man solche Werte oft selbst im Kopf behalten oder parallel in separaten Tabellen rechnen. Genau das soll diese Funktion vermeiden.

Was jetzt sichtbar ist

Wenn fuer ein Projekt ein Projektstundensatz oder ein Task-Stundensatz gesetzt ist, zeigt Time & Bill jetzt direkt im Projekt:

  • Zeit (Monat)
  • Wert (Monat)
  • Zeit (Jahr)
  • Wert (Jahr)
  • Zeit (Gesamt)
  • Wert (Gesamt)

Zusammen mit den Summen erscheinen bei Bedarf Warnungen fuer:

  • Monatsbudget
  • Jahresbudget
  • Gesamtbudget
  • Referenzschwelle

Diese Information ist nicht nur im Projekt sichtbar, sondern auch in den zugehoerigen Warn- und Uebersichtsbereichen.

So funktioniert die Berechnung

Die Logik ist bewusst einfach und nachvollziehbar.

Beruecksichtigt werden:

  • nur abrechenbare Zeiteintraege
  • der Task-Stundensatz, wenn einer gesetzt ist
  • sonst der Projektstundensatz

Ein allgemeiner Benutzer-Standardstundensatz wird hier bewusst nicht verwendet. Die Funktion soll nur mit explizit gesetzten Projektsaetzen arbeiten.

Das bedeutet:

  • Zeitwerte sind die aufsummierten gebuchten Stunden
  • Werte entstehen aus Zeit x aktivem Projekt- oder Task-Satz

Schwellenwerte statt Schaetzen

In den Projekteinstellungen lassen sich jetzt Schwellen definieren:

  • Monatsbudget
  • Jahresbudget
  • Gesamtbudget
  • Referenzbetrag
  • Referenzfaktor
  • Warnschwelle (%)

Damit lassen sich zwei typische Szenarien abbilden.

Schwellenwerte

Beispiel 1: Consulting

Sie uebernehmen einen kleineren Beratungsauftrag.

Sie rechnen mit:

  • Architektur-Review
  • einigen Calls
  • etwas Code-Review
  • ein bis zwei Tagen Nacharbeit

Sie denken:

Normalerweise sollte so etwas bei rund 2.000 Euro landen.

Dann koennen Sie zum Beispiel eintragen:

  • Referenzbetrag: 2.000 Euro
  • Referenzfaktor: 1,5

Damit ergibt sich eine Vergleichsschwelle von:

  • 3.000 Euro

Bei einer Warnschwelle von 80 % beginnt die Warnung bei:

  • 2.400 Euro

Und als ueberschritten gilt die Schwelle ab:

  • 3.000 Euro

Beispiel 2: Kanzlei / Mandat

In Kanzleien oder bei rechtlich sensiblen Mandaten ist oft nicht nur entscheidend, wie viele Stunden erfasst wurden, sondern wie sich der Gesamtwert zu einem internen oder gesetzlichen Vergleichswert verhaelt.

Hier kann der Referenzbetrag zum Beispiel aus einer bekannten Gebuehrengrundlage abgeleitet werden, etwa aus einem Betrag, den man intern aus der RVG-Tabelle oder aus der erwarteten gesetzlichen Gebuehrenstruktur heranzieht.

Dann kann etwa eingetragen werden:

  • Referenzbetrag: 2.000 Euro
  • Referenzfaktor: 5

Damit ergibt sich:

  • Vergleichsschwelle: 10.000 Euro

Bei 80 % Warnschwelle:

  • Warnung ab 8.000 Euro
  • ueberschritten ab 10.000 Euro

Wichtig: Time & Bill berechnet hier keine gesetzlichen Gebuehren automatisch. Das System nimmt nur den von Ihnen gesetzten Referenzbetrag und Faktor und macht daraus einen klar sichtbaren Risiko- oder Vergleichswert.

Wer sieht diese Daten?

Der Finanzueberblick ist bewusst nicht fuer alle sichtbar.

Aktuell sehen ihn nur:

  • Owner
  • Controller

Normale Projektmitglieder sehen diese Finanzsummen und Warnungen nicht.

Fuer wen ist das interessant?

Die Funktion wurde durch einen konkreten Kanzlei-Anwendungsfall angestossen, ist aber bewusst breiter gedacht.

Sie eignet sich zum Beispiel fuer:

  • Rechtsanwaelte und Strafverteidiger
  • Steuerberater
  • Unternehmensberater
  • Agenturen
  • Architekten
  • Gutachter
  • kleinere Projektteams mit klaren Budgetgrenzen

Immer dann, wenn nicht nur Zeit, sondern auch der wirtschaftliche Rahmen eines Projekts wichtig ist, hilft der Finanzueberblick.

Fazit

Mit dem neuen Finanzueberblick wird aus reiner Zeiterfassung ein fruehes Kontrollinstrument.

Sie sehen nicht nur, was gebucht wurde, sondern auch, wo ein Projekt wirtschaftlich gerade steht:

  • im Monat
  • im Jahr
  • ueber die gesamte Laufzeit

Und genau das macht den Unterschied zwischen reiner Erfassung und echter Steuerung.